Cuántos volantes imprimir para una campaña de barrio: cómo calcularlo

La forma correcta de saber cuántos volantes imprimir es calcularlo desde el reparto, no desde el precio. Se define la zona, se cuenta cuántos hogares, puntos de entrega o pedidos tiene, se multiplica por los días que dura la campaña según la forma de repartir y se añade un margen pequeño. La cifra que sale es la que conviene, aunque el precio por unidad invite a pedir más.

¿Ya tiene la zona de reparto? Cuéntenos dónde y durante cuántos días va a repartir, y le ayudamos a cerrar la cantidad. Calcular la cantidad de su campaña

El error más frecuente es el contrario: pedir una cantidad redonda porque «el millar sale más barato» y descubrir semanas después que quedaron cajas sin repartir, con una promoción que ya venció. El volante que no se reparte es el más caro de todos.

Aquí explicamos el cálculo paso a paso, con un ejemplo, y qué hacer cuando la campaña cambia sobre la marcha.

Primero la zona, después la cifra

Una campaña de barrio empieza en un mapa. Marque las manzanas, los conjuntos o las calles donde quiere repartir, y el punto desde donde atiende: su local, su bodega, su zona de domicilios.

Con la zona definida, el número deja de ser una intuición. Se pueden contar las casas de cada manzana en un recorrido, preguntar en la portería de cada conjunto cuántos apartamentos tiene o revisar cuántos pedidos atiende al día. El diagrama resume los cinco pasos que llevan de la zona a la cantidad.

Si la zona es grande, conviene dividirla en sectores. Así se puede repartir por partes y medir cuál responde mejor.

Tres formas de repartir, tres cálculos

La forma de repartir cambia la cuenta por completo. Estas son las tres más habituales en una campaña de barrio.

Puerta a puerta o en buzón

Se entrega un volante por hogar. La cantidad es, en esencia, el número de hogares de la zona, más un pequeño margen para los que se dañan o se pierden. Tenga en cuenta que muchos conjuntos residenciales solo permiten dejar publicidad con autorización de la administración: pregúntelo antes, porque un conjunto que no permite el reparto le quita cientos de hogares a la cuenta.

En mano, en puntos de tránsito

Se entrega a quien pasa: la salida de una estación, un semáforo, una plaza de mercado. La cantidad depende de cuántas personas repartan, cuántas horas y cuántos días. Aquí conviene hacer una prueba corta el primer día y ajustar con lo que realmente se entregó, en lugar de estimar a ciegas.

En mostrador o con los domicilios

El volante va dentro de cada pedido o se deja en la caja. La cantidad sale de los pedidos diarios multiplicados por los días de la campaña. Es el cálculo más preciso, porque parte de un dato que usted ya conoce.

Cuántos días dura la campaña

Un volante tiene fecha de vencimiento aunque no la lleve impresa: la de la promoción, la de la temporada o la del evento que anuncia. La cantidad tiene que poder repartirse antes de esa fecha.

Si la campaña dura dos semanas y reparte cinco días por semana, la cuenta se hace sobre diez días de reparto, no sobre catorce. Parece obvio, pero es donde más se equivocan los cálculos hechos de memoria.

Si la promoción tiene condiciones, recuerde indicar hasta cuándo es válida. Por qué es importante lo explicamos en los errores al encargar volantes.

El margen: un poco más, no el doble

Siempre conviene imprimir algo más de lo calculado. Algunos volantes se dañan, se mojan o se entregan dos veces; otros se quedan en el local para el mostrador.

Pero el margen tiene que ser pequeño. Duplicar la cantidad «por si acaso» no protege la campaña: la encarece y deja sobrantes que se desactualizan. Si la campaña funciona mejor de lo esperado, siempre se puede hacer una segunda entrega.

Un ejemplo de cálculo

Supongamos una panadería que quiere anunciar un servicio de domicilios en su barrio. La zona son doce manzanas alrededor del local, con unos cuarenta hogares cada una, y dos conjuntos residenciales que autorizan el reparto, con cien apartamentos cada uno. Eso da unos 680 hogares.

Además, la panadería quiere incluir un volante en cada pedido durante las tres semanas de la promoción. Si atiende unos treinta pedidos al día y abre seis días por semana, son unos 540 volantes más.

Con un margen pequeño, la cantidad razonable ronda los 1.300 volantes. No 5.000 porque el millar salía mejor: 1.300, repartidos en tres semanas, con la posibilidad de pedir más si la respuesta lo justifica. Las cifras de este ejemplo son ilustrativas; las de su campaña salen de su zona.

Una campaña, varias entregas

Cuando la cantidad es grande o la campaña es larga, conviene dividir el pedido en dos o tres entregas. La primera cubre la primera parte del reparto; las siguientes se ajustan con lo aprendido: qué sector respondió, qué días funcionaron, si hace falta cambiar algo del mensaje.

El costo de dividir depende del sistema de impresión. En tirajes grandes, cada nueva preparación suma costo; en tirajes cortos, la diferencia es menor. Cómo cambia el costo con la cantidad lo explicamos en cuándo conviene offset y cuándo digital, y conviene preguntarlo al cotizar.

Por qué el precio empuja a pedir de más

El costo por volante baja a medida que sube la cantidad, y eso crea la tentación de pedir más de lo necesario. El razonamiento es que «por poco más» se tienen muchos más volantes.

El problema es que ese «poco más» solo es un ahorro si los volantes se reparten. Los que se quedan en una caja no ahorran nada: cuestan el papel, la impresión y el espacio donde se guardan, y terminan en el reciclaje cuando la promoción vence.

La pregunta útil no es cuánto cuesta cada volante, sino cuánto cuesta cada volante que llega a una persona.

Qué hacer con los que sobran

Si al final de la campaña sobran volantes, hay salidas razonables: dejarlos en el mostrador mientras la información siga vigente, incluirlos en los pedidos de las semanas siguientes o repartirlos en una zona que no se había cubierto.

Lo que no conviene es repartirlos cuando la promoción ya terminó. Un volante con una oferta vencida genera reclamos y deja una mala impresión del negocio.

La cantidad correcta sale de tres datos: la zona, la forma de reparto y los días de campaña. Con un margen pequeño y la posibilidad de una segunda entrega, se reparte todo y no sobra casi nada.

Cuéntenos su zona y su forma de reparto y le ayudamos a cerrar la cifra. Vea las opciones de impresión de volantes, y si duda del formato, en qué tamaño de volante elegir están los habituales.

¿Ya sabe cuántos hogares tiene su zona? Con esa cifra le cotizamos la cantidad justa, en una sola entrega o dividida según avance la campaña. Cotizar volantes para su campaña de barrio